Solution de gestion des TPE / PME / Association : comparaison entre Entreprise Facile et une informatique classique

Après avoir comparé les deux solutions de gestion en mode SaaS Entreprise Facile et Divalto-Idylis, cet article se propose de faire le même genre de comparaison, mais cette fois-ci entre le service SaaS Entreprise Facile et une solution classique composée d’une machine et des logiciels achetés par l’entreprise.

Cette comparaison prendra en compte les éléments suivants :

• performance de la solution
• coût en euro et jour-homme
• risque

Détails des deux solutions

Le bureau virtuel d’Entreprise Facile est une solution de gestion simple mais complète (Finances, Approvisionnement/Stock, Relation Client, RH, agenda, coffre-fort virtuel, …). C’est de plus une solution ERP, c’est à dire qu’une information mise à jour dans une fonction (arrivée de produits dans le stock par exemple) est immédiatement visible des autres modules (le produit est disponible pour une nouvelle facture de vente par exemple).

Solution ERP classique

Disons-le tout de suite, il n’existe pas de solution ERP à un tarif réaliste pour les petites structures. Exemples de coût de licence :

• Microsoft Dynamics NAV (version Business Essential) commence à environ 1500 euro / utilisateur
• SAGE 100 : bien difficile de donner des tarifs précis tant l’offre SAGE se veut adaptative. SAGE 100 Entreprise commence à environ 10000 euro
• SAP Business One : entre 750 et 2500 euros / utilisateur

Il est à noter que le coût de licence n’est pas le seul dans le cas des ERP classiques. Il faut ajouter les coûts de maintenance et bien sûr les coûts matériels. Dans le cas de SAP Business One, des retours d’expérience situent le coût total entre 3000 et 5000 euros/utilisateur.

Pour faire fonctionner un ERP classique, il serait nécessaire d’acquérir un serveur qui même en se restreignant à une puissance moyenne coûterait aux alentours de 3500 euros (calcul fait sur la base d’un serveur DELL PowerEdge™ T110 en choisissant des composants « moyens »).

La solution ERP classique serait sans doute plus performante que la solution SaaS, mais elle est clairement hors d’atteinte des petites structures (nous n’avons pas de plus traité le problème des compétences nécessaires dans ce cas). Elle n’est donc tout simplement pas réaliste.

Solution avec différents logiciels classiques

La solution classique avec un ERP n’étant pas réaliste, nous avons pris l’hypothèse d’une société qui voudrait bâtir un système d’information semblable à Entreprise Facile avec les logiciels Ciel (nous avons retenu cet éditeur parce qu’il offre des solutions connues à un tarif attractif).

• Ciel gestion commerciale (vente, stock, factures, catalogue de produits, …) : environ 165 euro
• Pour la sauvegarde, on utilisera un logiciel gratuit comme Cobian Backup
• Pour l’antivirus, on achètera une licence professionnelle (environ 50 euros / ans)

Pour la machine, nous avons refait une simulation avec un serveur DELL d’entrée de gamme (Intel® Xeon® X3460 4 coeurs, 4Go de mémoire, 3 ans de garantie, Windows 2008 Standard Edition, 2 disques durs de 250 GB, une carte réseau, souris, clavier, écran, un onduleur 2KW, une unité de sauvegarde et une cassette). On arrive à un tarif aux alentours de 3000 euros (pour une très petite structure mono-poste, il est envisageable de se contenter d’un ordinateur aux alentours de 1000 euros).

On supposera que les 2 solutions utilisent des postes utilisateurs identiques, sur lesquels on installera des logiciels open sources pour gérer la bureautique (open office). On supposera que les coûts ADSL sont les mêmes.
On supposera pour la messagerie que l’on utilise soit une messagerie SaaS gratuite ou incluse dans le site internet (Gmail, Amen, OVH …) ou pour le modèle classique que l’on utilisera une solution gratuite comme Zimbra qui sera installée sur le serveur (bonnes compétences à prévoir).

Comparaison des coûts

Le coût sera calculé sur une période de 3 ans selon le scénario suivant :

• an 1 : achat ou location des 2 solutions (-35% de réduction pour un abonnement de 24 mois pour le bureau virtuel)
• an 3 : passage d’un abonnement de 15 euros / mois pour Entreprise Facile à 30 euros / mois
• après la 3ème année, il sera prudent d’envisager de changer le matériel et il est probable que les logiciels devront être mis à jour.

On prendra l’hypothèse que l’on facture la journée-homme à 2000 euro / 20 = 100 euro (prix plancher)

Au final les coûts sur 3 ans sont les suivants :

• Bureau Virtuel Entreprise Facile : 768 euros (au plus, avec un abonnement à 50 euros, le coût de la solution sur 3 ans est de 1470 euro)
• Solution classique serveur + Ciel : 6915 euros

Il faudrait arriver à n’avoir à payer ni le serveur ni la maintenance pour arriver à des tarifs équivalents.

Comparaison des performances

En terme de fonctionnalités, nous avons construits des solutions assez proches. Cependant, la solution SaaS va se distinguer par les éléments suivants :

L’éditeur SaaS va régulièrement faire automatiquement et sans surcoût des mises à jour pour améliorer sa solution alors que nous avons pris l’hypothèse que nous ne ferions une mise à jour (payante) de la solution logicielle classique qu’au bout de 3 ans.

Pour être vraiment comparable en terme de performance, même la solution classique aura intérêt à s’appuyer sur des solutions SaaS gratuite du genre de celle offertes par google pour son agenda, son partage de fichier ou encore sa messagerie.

Si la société emploie ou utilise des commerciaux à l’extérieur de l’entreprise (par exemple), ces derniers ne pourrons pas avec le système d’information classique proposé ici, avoir accès aux fonctionnalités à moins de rajouter des composants supplémentaires.

Pour ces deux cas, même si les fonctions proposées sont suffisantes pour gérer l’entreprise, la solution SaaS est clairement plus performante.

Comparaison des risques

La prise en compte des risques informatiques est habituellement la plus difficile à appréhender pour l’entrepreneur.

• Pour la solution SaaS, la majorité des risques (panne, incendie, intrusion, …) est gérée par l’hébergeur qui est ici un acteur majeur mondial des solutions Cloud Computing, en l’occurrence Amazon.

Deux risques importants demeurent :

• la rupture de connexion internet (plus de réseau) qui peut être gérée soit par l’accès à un spot wifi libre voisin, soit par une clé 3G incluse dans l’abonnement téléphonique (avec ou sans surcoût selon les cas, à vous de choisir le meilleur opérateur)
• le risque de défaillance financière du prestataire. Sur ce point, il est important de vérifier, comme pour tout partenaire, la solidité de l’entreprise. En cas de défaillance, les données devront être récupérées très rapidement (avant le prononcé éventuel de liquidation) pour être injectées dans un nouveau système d’information

Pour ce qui est de la solution classique, les risques sont beaucoup plus importants :

• les risques de vol ou d’incendie ne sont pas pris en compte, un surcoût pour la protection est à prévoir. Par ailleurs, aucune petite structure n’a les moyens de mettre en place un Plan de Reprise d’Activité plausible.
• les risques industriels ou naturels de l’environnement ne sont pas pris en compte.
• les risques liés à la qualité de l’alimentation électrique sont traités a minima (la configuration du serveur inclut un petit onduleur)
• les risques liés à la climatisation ne sont pas traités, le serveur ne fonctionnera sans doute pas en cas de canicule
• les risques liés à la gestion des sauvegardes sont mal maîtrisés (on ne garantit pas la qualité des sauvegardes/restauration qui ne sont pas faites par un professionnel, ni la cassette qui sert de support)

Conclusion

Si en terme de performance on peut considérer les deux solutions Saas/classique comme similaires, la solution SaaS apparaît comme moins coûteuses sur 3 ans (et à moins d’essayer de garder très longtemps le même serveur ce qui est fort risqué, elle le demeure même sur une période plus longue).

C’est cependant du point de vue du risque que la différence est la plus nette en faveur du SaaS à condition de choisir un éditeur SaaS solide.

L’analyse en terme de coût / performance / risque indique clairement que la solution SaaS offre les meilleures garanties.

NB : les informations données ici ont été écrites en juillet 2010, il appartient au lecteur d’analyser les éventuels changements ultérieurs.

Philippe RIS,
fondateur d’@uris Solutions

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Vous trouverez d’autres informations sur le bureau virtuel en allant sur http://auris-solutions.fr/produit/entreprise-facile/index.html